Pengelolaan data pelanggan jadi strategi UMKM tingkatkan repeat order

Pengelolaan Data Pelanggan Jadi Strategi UMKM Tingkatkan Repeat Order

Infomalangraya.net, SEMARANG –Pengelolaan data pelanggan dan pemanfaatan teknologi digital menjadi salah satu strategi yang dapat diterapkan pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) kuliner untuk menjaga loyalitas konsumen dan mendorong repeat order atau kembali melakukan pembelian.

Upaya tersebut dibahas dalam kegiatan bertajuk “UMKM Naik Level bareng Polytron: Dari Chat Jadi Omzet: Optimasi Data CRM & Whatsapp untuk Bisnis Kuliner’ di Semarang, diikuti sekitar 100 pelaku UMKM.

Kegiatan tersebut membekali peserta dengan materi mengenai pengelolaan database pelanggan, komunikasi melalui WhatsApp, peningkatan kualitas pelayanan, serta pemanfaatan teknologi untuk mendukung pengembangan usaha.

 Program ini diselenggarakan oleh Polytron yang berkolaborasi dengan platform riset Populix melalui peluncuran UMKM Handbook: Panduan UMKM Naik Level.

Handbook tersebut memuat hasil riset mengenai kondisi dan tantangan UMKM di Indonesia, mulai dari pengelolaan operasional, akses pembiayaan, sumber daya manusia, hingga pemilihan peralatan pendukung usaha. Hasil riset itu digunakan sebagai bahan pembahasan mengenai langkah-langkah yang dapat dilakukan pelaku UMKM untuk mengembangkan bisnis secara bertahap.

Head of Public Communications Polytron, Vina Julita Wijaya mengatakan, sejumlah asumsi mengenai pengembangan usaha perlu ditinjau berdasarkan kondisi yang dihadapi pelaku UMKM di lapangan.

“Seiring perjalanannya, banyak UMKM terhambat karena asumsi yang keliru. Handbook ini secara tajam mematahkan 5 mitos utama, disandingkan langsung dengan fakta lapangan,” ungkap Vina dalam kegitaan yang berlangsung di Aroem Restaurant & Ballroom tersebut, Selasa (27/10/2026).

Data dalam handbook menunjukkan bahwa 80 persen pelaku UMKM merupakan perintis usaha. Sebanyak 57 % responden menyebut keinginan untuk mandiri sebagai salah satu motivasi memulai usaha, sedangkan 46 % melihat adanya peluang pasar yang menjanjikan.

Dari sisi demografi, Gen Z dan Milenial mencakup 65 % pelaku UMKM yang disurvei. Sementara itu, sumber pendanaan usaha masih banyak berasal dari tabungan pribadi, yang disebut oleh 63 % responden, serta keuntungan usaha yang digunakan kembali sebagai modal, sebesar 46 % .

Temuan tersebut menggambarkan bahwa banyak pelaku UMKM memulai bisnis dengan sumber daya sendiri.

Sementara itu, handbook tersebut juga mengidentifikasi lima persoalan yang kerap menjadi perhatian dalam pengembangan usaha, yaitu sistem operasional, akses pembiayaan, pengelolaan sumber daya manusia, biaya operasional tersembunyi, dan pemilihan peralatan.

Pada aspek operasional, sebanyak 25 % pelaku usaha menghadapi kendala karena sistem dan standar operasional prosedur (SOP) belum tertata. Selain itu, 48 % pelaku UMKM masih melakukan pencatatan transaksi secara manual. Kondisi tersebut dinilai dapat menyulitkan pemantauan kinerja usaha dan pengambilan keputusan berdasarkan data.

Dari sisi pembiayaan, sebanyak 32 % responden menyebut modal sebagai tantangan utama, sementara 50 % mengaku kesulitan mendapatkan pinjaman dari bank. Dalam riset tersebut, 26 % pelaku usaha menyatakan belum memahami cara mengajukan pinjaman dan 19 % tidak memiliki akses ke lembaga keuangan.

Pengelolaan sumber daya manusia juga menjadi tantangan. Sebanyak 35 % responden menyebut manajemen SDM sebagai persoalan usaha. Pada UMKM mikro, 67 % usaha memiliki satu hingga dua karyawan yang harus menangani berbagai pekerjaan. Sebanyak 55 % pelaku usaha juga menghadapi kendala kecepatan pelayanan, terutama saat jam sibuk.

Persoalan lainnya adalah biaya operasional yang tidak selalu terlihat dalam perhitungan omzet. Kerusakan peralatan akibat penggunaan yang kurang tepat dapat menimbulkan biaya perbaikan, kerusakan bahan baku, hingga penghentian operasional sementara.

Dalam pemilihan peralatan elektronik, handbook menekankan pentingnya mempertimbangkan fungsi, garansi, dan daya tahan, bukan hanya harga pembelian. Data yang dipaparkan menunjukkan 60 % UMKM belum memiliki produk elektronik pendukung. Sementara itu, dari kelompok yang telah menggunakannya, 68 % merasakan peningkatan kecepatan pelayanan dan 50 % merasakan efisiensi penggunaan bahan baku.

Berdasarkan temuan tersebut, Polytron memperkenalkan empat pilar pengembangan UMKM, yakni konsep, sistem, aset, dan ekspansi. Pilar konsep berkaitan dengan identitas usaha dan kenyamanan pelanggan. Pilar sistem menekankan perbaikan proses kerja dan penggunaan teknologi digital. Pilar aset berfokus pada pemilihan peralatan untuk jangka panjang, sedangkan ekspansi diarahkan pada pengembangan usaha secara bertahap sesuai kesiapan operasional.

Keluhan Pelanggan Menjadi Bahan Evaluasi

Dalam bisnis kuliner, menjaga hubungan dengan pelanggan tidak hanya berkaitan dengan promosi, tetapi juga kemampuan pelaku usaha mendengarkan masukan dan memperbaiki kualitas produk maupun pelayanan.

eluhan pelanggan dapat membantu pelaku usaha mengenali persoalan yang dihadapi konsumen, seperti kualitas produk, waktu pelayanan, atau pengalaman saat bertransaksi. Evaluasi terhadap masukan tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan perbaikan yang perlu diprioritaskan.

Pemilik Moaci Gemini, Stefania Catharine menekankan pentingnya mendengarkan masukan konsumen dalam proses pengembangan usaha.

“Dengan mendengarkan dan mengevaluasi setiap masukan, pelaku UMKM dapat mengetahui aspek yang perlu diperbaiki sehingga kualitas produk maupun layanan dapat terus ditingkatkan,” ujar Stefania.

Selain mengevaluasi kualitas pelayanan, pelaku UMKM perlu membangun strategi agar pelanggan memiliki alasan untuk kembali membeli produk.

Topik tersebut dibahas dalam sesi bertajuk Membangun Engine Repeat Order Bisnis Kuliner yang dibawakan oleh Grace Amazia.

Dalam sesi tersebut, peserta mempelajari pengelolaan database pelanggan, penyusunan komunikasi yang relevan, serta penerapan program loyalitas. Database pelanggan dapat memuat informasi dasar seperti nama, nomor WhatsApp, tanggal lahir, menu favorit, dan riwayat transaksi terakhir.

Informasi tersebut dapat digunakan untuk memahami preferensi konsumen dan menyusun pendekatan komunikasi yang lebih sesuai. Misalnya, pelaku usaha dapat menawarkan menu berdasarkan kesukaan pelanggan, memberikan promosi pada momen tertentu, atau menghubungi kembali konsumen yang sudah lama tidak melakukan pembelian.

Pemanfaatan WhatsApp juga menjadi bagian dari pembahasan. Pelaku UMKM diperkenalkan pada cara menyusun pesan promosi yang singkat, jelas, dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pengiriman pesan juga perlu memperhatikan izin pelanggan dalam menerima promosi agar komunikasi tidak terasa mengganggu.

Grace Amazia menjelaskan, pengelolaan data yang terstruktur dapat membantu pelaku usaha memahami karakteristik pelanggan dan menjaga hubungan dengan konsumen.

“Dengan memanfaatkan teknologi CRM (customer relationship management), UMKM dapat mengelompokkan pelanggan, mencatat riwayat interaksi, dan menyusun komunikasi yang lebih relevan. Dengan begitu, hubungan dengan pelanggan dapat terjaga dan peluang terjadinya pembelian berulang pun semakin besar,” ungkapnya. (idy)